ملخص انجازات مشروع تطوير وتحديث قطاع الشئون الثقافية والبعثات
D-194-O0

بدأ مشروع تطوير وتحديث قطاع الشئون الثقافية والبعثات اعتباراً من 16/7/2005 ولمدة عامان بهدف تطوير وتحديث منظومة عمل القطاع بما في ذلك وضع آليات تضمن تقديم خدمات ترقى لمستوى الأداء العالمي والحرص على استمرار التعاون مع دول العالم مستقبلاً ضمن شبكة اتصال الكتروني حديثة تحقق استمرار التفاعل واستقراره على المستوى المحلى والدولي، ولتحقيق هذه الأهداف تم وضع عشرة برامج مختلفة تم تطبيقها على الإدارات المركزية والعامة التابعة للقطاع وذلك لتحقيق الأهداف المنشودة من إصلاح وتطوير وتحديث، .وفيما يلي بيان يوضح انجازات المشروع حتى تاريخه:
برنامج إعادة هندسة العمليات وتبسيطها
تم دراسة العمليات الإجرائية بالإدارات التابعة للقطاع بواسطة مركز إعداد القادة لإدارة الأعمال بناء على العقد الموقع بين المركز وبين المشروع وتم تحديد 24 عملية إجرائية أساسية وتطويرها وتطبيقها بمعاونة السادة العاملين بهذه الإدارات.
بناء على برتوكول التعاون الموقع مع وزارة الدولة للتنمية الإدارية بشأن تنمية وتطوير بيئة العمل بقطاع الشئون الثقافية والبعثات وضماناً لاستكمال باقى العمليات الإجرائية بإدارات القطاع،تم البدء فى استكمال إعادة هندسة باقى العمليات الإجرائية بإدارات القطاع ووضع معدلات لأداء الأنشطة المختلفة.

برنامج إعادة الهيكلة والتنظيم الوظيفي
أ. الهيكل الوظيفي
تم دراسة الهيكل التنظيمي للقطاع بواسطة مركز إعداد القادة لإدارة الأعمال بناء على العقد الموقع معها بمعاونة السادة العاملين بالإدارات المختلفة وقام المركز بتقديم مقترح كامل للهيكل التنظيمي والذي اشتمل على "التطوير التنظيمي ـ الاختصاصات التفصيلية للتقسيمات التنظيمية الرئيسية والفرعية ـ الوظائف والعمالة ـ الموازنة والأجور ضوابط وقواعد استحقاق الأجور المتغيرة".
بناء على تقرير مركز إعداد القادة، تم فصل الإدارة العامة للتمثيل الثقافي عن الإدارة المركزية للبعثات تمهيداً لتحويلها إلى إدارة مركزية .
لحين الحصول على الموافقات والاعتمادات اللازمة للهيكل المطور، تم استحداث بعض الوحدات تقوم بالمهام المقترحة بالهيكل المطور مثل وحدة العلاقات العامة والإعلام ، وحدة ضمان الجودة، وحدة الموارد البشرية ، وحدة المعلومات ودعم اتخاذ القرار، وحدة ترويج الخدمات التعليمية للطلبة الوافدين.
تم استكمال دراسة وتطوير التوصيف الوظيفي للعاملين بالقطاع بواسطة فريق العمل بقيادة استشاري التنمية الإدارية الدكتور/ حسين رمزي كاظم.
دراسة وتقيم مخرجات هندسة العمليات السابقة ومدى انسياقها مه برنامج CPM ومدى ملا أمته مع برنامج ضمان الجودة وقد تحدد مرحلة الدراسة مرحلة زمنية مدتها 4 أشهر تنتهي بنهاية شهر يوليو يليها مرحلة الدراسة ووضع خطة العمل.
بناء على البرتوكول المبرم مع وزارة الدولة للتنمية الإدارية تم تكليفها لمركز البحوث والدراسات التجارية بالاتي
- مراجعة الهيكل التنظيمي المقترح وإعادة تسكين العمالة الحالية عليها وفقا للقدرات والمهارات
- تم وضع تفاصيل مراحل العمل القادمة التي بدأت اعتبارا من أول اجتماع 5/6/2007 على ان تتم خلال شهرين – ثلاث أشهر.


ب. نظم توزيع الحوافز
تم إعداد دراسات مبدئية لنظم توزيع الحوافز بواسطة مركز إعداد القادة لإدارة الأعمال.
تم إعداد دراسة تفصيلية لنظم توزيع الحوافز بواسطة فريق العمل بقيادة استشاري التنمية الإدارية الدكتور/ حسين رمزي كاظم.
تم تكليف مركز البحوث والدراسات التجارية بمراجعة الدراسة ومدى ملائمتها مع الوضع الحالي وعمل الاتى
- اقتراح نظام للحوافز والأجور للسادة العاملين وكيفية تطبيقه .
- وضع معايير لتقيم الأداء للسادة العملين بالقطاع

برنامج نظم المعلومات والميكنة
أولاً. نظم المعلومات
أ. نظم المعلومات الإدارية
مرحلة الإعداد والتحليل المبدئي
تم تقييم الكوادر العاملة في مجال الحاسب الالى بالقطاع.بالإضافة إلى تقييم نظام المعلومات المستخدمة في الإدارة المركزية للبعثات والتمثيل الثقافي والمطور بواسطة جهاز الخدمة المدنية التابع لوزارة الدفاع.
تكوين فريق عمل فني متخصص في مجال نظم المعلومات.
مرحلة التحليل التفصيلي والتصميم لنظام المعلومات المستهدف
تم جمع البيانات الخاصة بتحليل المهام والأعمال التي تتم بكل قسم، إدارة،إدارة عامة،إدارة مركزية بالقطاع بالاشتراك بين فريق العمل الفني بوحدة المعلومات ودعم اتخاذ القرار والسادة العاملين بالقطاع .
تم الانتهاء من إعداد تطبيقات نظام المعلومات بالإدارة المركزية لشئون الوافدين ، الإدارة المركزية للبعثات، الإدارة العامة للتمثيل الثقافي وجارى العمل بالإدارة المركزية للتعاون الثقافي.
مرحلة تطبيق نظم المعلومات الإدارية
سيتم تطبيق نظم المعلومات الإدارية بشكل نهائي وشامل بالمبنى الجديد المخصص للقطاع وذلك لتوافر إمكانات البنية الأساسية للشبكة الداخلية وشبكة المعلومات.
ب.الأرشيف الالكتروني
قامت وزارة الدولة للتنمية الإدارية بتقديم جهاز خادم (سيرفر) والنظام الخاص بالأرشفة الالكترونية بالقطاع وتدريب ممثلين عن السادة العاملين بالقطاع على التطبيق العملي لهذا النظام.وتم البدء في التطبيق الفعلي بالإدارة العامة للمكتب الفني لرئيس القطاع وجارى الإعداد للتطبيق الفعلي لباقي الإدارات بالقطاع معتمداً على السادة العاملين. .



ج. التطبيقات النمطية في مجال الشئون المالية والإدارية
تم التنسيق مع وزارة الدولة للتنمية الإدارية على تقديم البرمجيات الخاصة بالتطبيقات النمطية في مجال الشئون المالية والإدارية ( شئون العاملين والاستحقاقات والتوريدات والحسابات الحكومية) وتدريب السادة العاملين على هذه البرمجيات.

ثانياً البنية التحتية
من خلال التنسيق بين إدارة المشروع ووحدة مشروعات تطوير التعليم العالي ـ المجلس الأعلى للجامعات تم توفير عدد(50 ) جهاز حاسب آلي وعدد (20) طابعة ليزر لتنفيذ أعمال ميكنة القطاع.
تم استلام عدد 2 سيرفر وعدد 1 سكانر لخدمة برنامج نظم المعلومات مقدمة من وزارة الدولة للتنمية الإدارية بناء على البرتوكول الموقع معها وتوزيعها.
بناء على البروتوكول الموقع مع وزارة الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات بتوفير الدعم الفني والمادي للقطاع، تقوم وزارة الاتصالات بتقديم وتركيب مكونات الشبكة الداخلية ، السنترالات، عدد من أجهزة الحاسب الالى، خطوط التليفون، بوابة دخول وخروج الكترونية وذلك بالمبنى الجديد المخصص لقطاع الشئون الثقافية والبعثات.


ثالثاً: شبكة الاتصال المرئى:
وافق وزير الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات على عمل شبكة فيديوكونفرانس للربط بين رئاسة القطاع والمكاتب والمراكز الثقافية المصرية بالخارج للمتابعة والمداخلة في أنشطة المكاتب والمراكز وذلك في إطار برتوكول التعاون.
رابعاً: بوابة دخول وخروج الكترونية ومراقبة حضور وانصراف
جارى التنسيق مع وزارة الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات لتوفير بوابة الدخول والخروج الالكترونية بالمبنى الجديد المخصص لقطاع الشئون الثقافية والبعثات بحى السفارات بمدينة نصر.

4. برنامج الحكومة الالكترونية

ا.البوابة الالكترونية للقطاع
مرحلة إعداد وتحليل مبدئي
تم دراسة الموقع الالكتروني الحالي الخاص بقطاع الشئون الثقافية والبعثات.
مرحلة التحليل التفصيلي والتصميم لنظام المعلومات المستهدف
تم الانتهاء من تصميم البوابة الالكترونية وحصر الخدمات الالكترونية المطلوب تنفيذها.
مرحلة التطبيق
تم تدشين البوابة الالكترونية للقطاع www.mohe-casm.edu.eg واستخدامها في الإعلان عن وظائف المستشارين الثقافيين والملحقين الثقافيين والإداريين الشاغرة بالمكاتب والمراكز الثقافية المصرية بالخارج.
ب. تأمين البيانات
جارى التنسيق مع الجهات المعنية لتأمين البيانات الخاصة بالمبعوثين والتى سيتم إتاحتها على البوابة الالكترونية للقطاع.

5.تنمية قدرات الكوادر البشرية

أ.مهارات الحاسب الآلي
مهارات عامة
الإدارة العليا
تم تدريب وكلاء الوزارة ومديري العموم التابعين للقطاع على المفاهيم الأساسية في توظيف نظم وتكنولوجيا المعلومات في الإدارة.
السادة العاملين بالقطاع
تم تدريب عدد 270 من السادة العاملين بالإدارات التابعة للقطاع بواقع 48 ساعة " 6 ساعات يومياً لمدة 8 أيام" والتي شملت الموضوعات التالية : Word XP PowerPoint- -Internet-. Introduction& Windows XP

ب.مهارات نظم المعلومات
تم تدريب السادة العاملين على قواعد البيانات ونظم المعلومات التي تم إعدادها بواسطة فريق عمل نظم المعلومات والميكنة.

ج.المهارات الشخصية والإدارية
تم تدريب عدد 228 متدرب من السادة العاملين بالا دارت التابعة للقطاع على مهارات " القيادة وقيادة فرق العمل ـ الاتصالات الفعالة والعلاقات الإنسانية ـ السكرتارية الحديثة ـ كتابة التقارير ـ وضع خطط العمل"
تم تدريب عدد 17 من العاملين بالقطاع على مفاهيم السكرتارية الحديثة و إدارة الموارد البشرية.

د.دورات ضمان الجودة
تم تدريب جميع العاملين بالقطاع على المفاهيم الأساسية لنظم الجودة وأهميتها وكيفية تطبيقها من قبل مركز إعداد القادة.
تم تقديم دورات تدريبية متخصصة لفريق ضمان الجودة الذي تم اختياره من السادة العاملين بالقطاع والتي شملت الموضوعات التالية " نظم إدارة الجودة ـ الجودة الكلية ـ التحسين المستمر للجودة ـ حلقات الجودة ـ رضاء العملاء ـ 6 Sigma ".

ه.دورات اللغة
تم تدريب عدد 8 من العاملين بالقطاع على اللغة الفرنسية " المستوى الأول والثاني ".
تم تدريب عدد 10 من العاملين بالإدارات المركزية الثلاث على اللغة الإنجليزية ( مستويان).
جارى الإعداد لاستكمال تنفيذ دورات اللغة ليشمل اكبر عدد من العاملين بالقطاع.

و.دورات أمنية وتثقيفية
تم تنظيم دورات أمنية وتثقيفية للمتعاملين مع السفارات الأجنبية بالداخل والمراكز الثقافية بالداخل والخارج بمعهد العلوم الإستراتيجية ـ هيئة الأمن القومي وتم تدريب حوالي 180 متدرب من العاملين بالقطاع.





6.برنامج ضمان الجودة
مرحلة الدراسة والتقييم
تم عقد عدد من الدورات التعريفية بمفهوم الجودة وأساليب التطبيق للعاملين بالقطاع.
تم اعتماد موافقة السيد الأستاذ الدكتور رئيس القطاع على تشكيل لجنة ضمان الجودة واختيار 12 من ممثلي الادارت.
تم صدور قرار رقم (2) لسنة 2006 بتعيين ممثل لإدارة نظام الجودة ومشرفاً على الفريق.
مرحلة التوعية والتدريب
تم تنفيذ عدد 2 دورة تدريبية متخصصة لفريق ضمان الجودة.
مرحلة التوثيق والتطبيق
إعداد دليل الجودة للقطاع وتم مراجعته وإصداره في شكله النهائي.
تم إعداد العمليات والإجراءات الأساسية وتوزيعها على الإدارات لمرجعتها وتطبيقها.
مرحلة المراجعة
جارى الاتفاق مع جهة خارجية لمراجعة وتقييم نظم الجودة التي تم تطبيقها بالقطاع تمهيداً للحصول على ISO9001

7.برنامج تحسين بيئة العمل
تم الانتهاء من جميع التعديلات الخاصة بالمبنى الجديد المخصص لقطاع الشئون الثقافية والبعثات لتحويله من مبنى سكنى إلى ادارى وتم استلامه بصفة نهائية في 5/7/2007.
تم الحصول على موافقة السيد الأستاذ الدكتور رئيس الوزراء على شراء الأثاث اللازم لتجهيز وتأثيث المبنى بمبلغ 5.7 مليون جنيه مصري من التمويل الذاتي بالقطاع من حساب صندوق رعاية الوافدين منها 5 مليون جنيه للأثاث ونحو 700 ألف جنيه لشراء كشافات الإنارة وبعض التجهيزات الكهربائية أجهزة التكيف.
تم طرح المناقصات الخاصة بتوريد الأثاث وكشافات الإنارة الخاصة بالمبنى الجديد وجارى اتخاذ الإجراءات النهائية لعملية التوريد.
تم اتخاذ الإجراءات النهائية لعملية التوريد وكتابة العقود والترسية على الشركات المنفذة.
تم إخطار صندوق رعاية الوافدين للارتباط على مبلغ المناقصة الخاصة بالكشافات والأثاثات البالغة نحو 2 مليون جنية للمناقصة.
تم توريد معدات الشبكات المتفق عليها وفقا للبرتوكول المبرم مع وزارة الاتصالات وسيجرى البدء فى التركيب خلال هذا الأسبوع .
تم الانتهاء من توزيع خرائط تسكين السادة العاملين على ادوار المبنى طبقا لخط سير العمليات.

8.برنامج تطوير اللوائح والقوانين
تم دراسة اللائحة التنفيذية للبعثات التي يتم تطبيقها على جميع المبعوثين الموفدين للدراسة بالخارج وتعديلها وتطويرها وتم اعتماد هذه التعديلات في 4/7/ 2006 بواسطة للجنة التنفيذية للبعثات.
تم إعداد إستراتيجية التمثيل الثقافي والتي تضمنت دراسة الوضع الحالي للمكاتب والمراكز الثقافية واقتراح التعديلات المطلوبة والتي شملت إعادة رسم خريطة توزيع المكاتب والمراكز الثقافية المصرية بالخارج واستحداث بعض المكاتب .
تم تطوير وتحديث مكونات منظومة الطلاب الوافدين والتي شملت وضع أسس إستراتيجية لها لتعليم عال متميز جاذب للطلاب الوافدين من مختلف دول العالم، مع الحرص على استمرار التعاون معهم مستقبلاً ضمن شبكة مصالح مهنية مناسبة.

9.برنامج النشر والإعلام
الموقع الالكتروني www.mohe-casm.edu.eg:
تم نشر إصدار جديد للموقع الالكتروني يتم تحديثه بصورة دورية قصيرة.
تم وضع آلية تضمن جودة المعلومات المعلنة على الموقع من خلال تشكيل لجنة تضم أعضاء من كافة الإدارات العامة بالقطاع.
نشرة الوقائع الثقافية
تم إصدار عدد تسعة أعداد من نشرة الوقائع الثقافية والتي تشتمل على أنشطة القطاع المختلفة وجارى الانتهاء من العدد العاشر منها.
تم تكوين لجنة لوضع آلية تضمن إعداد النشرة وإصدارها بصفة شبه دورية.
دليل التعليم العالي في مصر
تم إعداد دليل التعليم العالي بصورته المعدلة وترجمته إلى اللغة الإنجليزية و الفرنسية.
تم إعداد نسخة الكترونية باللغات الثلاث للدليل لاستخدامها فى معارض تسويق الخدمات التعليمية التي يشارك بها القطاع.
دليل الطلاب الوافدين
تم ترجمة دليل الطلاب الوافدين الى اللغة الفرنسية واللغة الإنجليزية ونشره الموقع الالكتروني للقطاع.

10.برنامج التخطيط والتمويل
تم تفعيل دور الاستثمارات المخصصة للبعثات بخطة 2005/2006 وتم تعديل توزيع تلك الاستثمارات بمخاطبة وزارة التخطيط وتمت الموافقة على:
ـ نقل 25 مليون جنيه من النقد المحلى إلى النقد الاجنبى لتمويل المهمات العلمية القصيرة من 3ـ6 شهور.
ـ تحويل مبلغ 6 مليون جنيه للجامعات لإعداد وتأهيل المبعوثين قبل سفرهم
تم مخاطبة وزارة التخطيط لتعديل الاستثمارات المخصصة للبعثات بخطة 2006/2007 وتم تحويل مبلغ 30 مليون جنيه من النقد المحلى إلى النقد الاجنبى الحر لتمويل المهمات العلمية القصيرة
مخاطبة التخطيط بتوفير اعتماد اضافى او مناقلة من مخصصات البعثات بمبلغ 26 مليون جنيه لتحديث وتطوير المكاتب الثقافية بالخارج بدءا بمكتبي ( لندن – طرابلس ) بخطة العام المالي 2006/2007.
وافق التخطيط على اعتماد المخصصات المالية لتحديث التطوير لمكاتبنا ومراكزنا الثقافية بالخارج بمبلغ 30 مليون جنيه بخطة العام المالي 2007/ 2008 .
تم الانتهاء من إعداد الخطة الخمسية 2007ـ2012 وخطة الخمس سنوات موزعة على المكونات النقدية والعينية وتم إبلاغها لوزارة التخطيط بعد عرضها على السيد الأستاذ الدكتور الوزير متضمنة طلب اعتمادات لتحديث وتطوير المكاتب الثقافية – البحوث والعلاقات الثقافية – الوافدين