مقدمة
يعتبر قطاع الشئون الثقافية والبعثات بوزارة التعليم العالي من القطاعات الحكومية الخدمية التي لها أهمية خاصة لارتباطه بالتعامل مع بعض الوزارات والقطاعات الحكومية الهيئات البحثية والجامعات - المكاتب والمراكز الثقافية بالخارج موزعة على عدد كبير من دول العالم بالإضافة إلى جهات وهيئات عربية وأجنبية منها الشئون العربية سفارات الدول العربية والأجنبية بجانب المكاتب والمركز الثقافية لهذه الدول وبعض الهيئات دولية لذا يعتبر هذا القطاع هو المعنى بالشئون الثقافية والتعليمية الدولية .
ومن خلال البدأ فى الخطوات التنفيذية للمشروع وجمع البيانات اتضح الاتى:

الهيكل التنظيمي
يتكون الهيكل التنظيمي لقطاع الشئون الثقافية والبعثات قبل بدء تنفيذ المشروع من الهيكل الإداري المرفق مقسما إلى ثلاث إدارات مركزية وإدارات عامة وهى :
الإدارة المركزية للبعثات والتمثيل الثقافي.
الإدارة المركزية للتعاون الثقافي.
الإدارة المركزية لشئون الوافدين.
المكتب الفني لرئيس القطاع.
القوى البشرية بالقطاع
يوضح الهيكل التنظيمي لقطاع الشئون الثقافية والبعثات الإدارات المركزية الثلاث متفرعة الى مجموعة الإدارات العامة مقسمة إلى العديد من الإدارات والأقسام المختلفة.
ومن الدراسات التمهيدية للمشروع وجد ان اجمالى عدد العاملين بالقطاع يصل الى حوالى 745 فرد بدرجات مختلفة بالإضافة الى حوالي 60 وظيفة مؤقتة ليصل مجموع العاملين بالقطاع الى 800 فرد مقسمين على النحو الموضح بالجدول التالي:

الإدارة المركزية الإدارة العامة كبير أخصائيين الدرجة اولى باقي الدرجات وظيفة مؤقتة وعمالة مجموع
الإدارةالمركزيةللبعثاتوالتمثيلالثقافي الإشراف المالي ورعاية المبعوثين 15 44 117 14 190
الإشراف العلمي 24 31 81 6 142
التمثيل الثقافي 4 27 62 4 97
الإدارةالمركزيةلشئونالوافدين لشئون الطلاب الوافدين 19 49 52 11 132
للأنشطة الطلابية للوافدين 9 28 36 7 80
الإدارةالمركزيةللتعاونالثقافي العلاقات الثقافية 18 23 27 8 76
البحوث الثقافية 11 6 20 8 45
مكتب رئيس القطاع الإدارة العامة للمكتب الفنى 2 7 28 1 38
اجمالى 102 215 424 59 800

وقد تلاحظ الاتى:
نسبة السيدات حوالي 80% فى بعض الإدارات .
عدد من العاملين من المؤهلات المتوسطة وتم حصولهم على مؤهلات عليا(معهد الدراسات التعاونية ـ الجامعة العمالية).
وجود فجوة على مستوى الوظائف الوسطى ووفرة فى مستوى الإدارات العليا حيث تصل نسبة شاغلي وظائف الدرجة الأولى وكبير الأخصائيين الى نحو 42% .
تصل نسبة العاملين المتوقع إحالتهم الى المعاش بعد خمس سنوات حوالي 20%.
مواقع وبيئة العمل:
تتوزع الإدارات المركزية التابعة لقطاع الشئون الثقافية والبعثات والمكتب الفني لرئيس القطاع على خمس أماكن مختلفة داخل نطاق محافظة القاهرة ـ وسط المدينة وهى على النحو التالي:

الإدارة العليا الإدارة العامة الموقع
مكتب رئيس القطاع لهيئة المكتب الفني لرئيس القطاع مبنى أكاديمية البحث العلمي 101 ش القصر العينى
الإدارةالمركزيةللبعثاتوالتمثيلالثقافي الإشراف المالي ورعاية المبعوثين مجمع التحرير ـ الدور السابع والثامن
الإشراف العلمي مجمع التحرير ـ الدور السابع والثامن
التمثيل الثقافي 97 شارع الجمهورية
الإدارةالمركزيةلشئونالوافدين لشئون الطلاب الوافدين 2 شارع ضريح سعد
للأنشطة الطلابية للوافدين 97 شارع الجمهورية
نوادي الطلاب الوافدين شارع عماد الدين ـ حدائق القبة ـ مدينة الإسكندرية
مكتب رئيس الإدارة المركزية 2 شارع ضريح سعد
الإدارةالمركزيةللتعاونالثقافي العلاقات الثقافية 2 شارع ضريح سعد
البحوث الثقافية 2 شارع ضريح سعد
مكتب رئيس الادارة المركزية 2 شارع ضريح سعد

نلاحظ مما سبق الاتى:
أماكن تواجد الإدارات المركزية والإدارات العامة التابعة لها متواجدة فى ثلاث أماكن رئيسية وهى : مجمع التحرير ( مكاتب إدارية) ـ مبنى 97 شارع الجمهورية ( شقق سكنية ) ـ مبنى ضريح سعد (عمارة سكنية).
معظم هذه الأماكن متنازع عليها وعرضه لصدور قرارات بالإخلاء فى اى وقت .
بيئة العمل غير ملائمة لأداء المهام الوظيفية ويتمثل ذلك فى تكدس وتوزيع المكاتب عدم توزيعها بطريقة تتماشى مع تسلسل العمليات مما يؤدى إلى كثرة وصعوبة التنقل بين الإدارات المختلفة بالمبنى كما أن هذه ألاماكن غير ملائمة لاستقبال الوفود وممثلي الدول الأجنبية
المناطق المتواجد بها المباني بمناطق سكنية لا تليق بطبيعة الأعمال المكلف بها الإدارات المعنية والتعامل مع الأجانب.


العمليات وتنفيذها
يصل مجمل عدد العمليات التى تتم من خلال الإدارات المركزية المختلفة والإدارات العامة التابعة لها حوالي 300 عملية رئيسية وفرعية.
تتم جميع العمليات الفنية المرتبطة بالمستفيدين (من هيئات بحثية وجامعية - مبعوثين – وافدين من الدول العربية والأجنبية - مستشارين أو ملحقين ثقافيين) والتي تخص أعمال خدمية وإدارية بقطاع الشئون الثقافية والبعثات بطرق يدوية وفى بعض منها تداخلات في الاختصاص بأساليب غير متناسقة بسبب الاختصاص أو عدم الاختصاص.
الجودة
لا يوجد مفهوم عام او خاص بإدارة الجودة وتطبيقاتها .
لا يوجد معايير لتطبيق الجودة على النظام الادارى والفني.
عدم توافر معايير لقياس أداء الأفراد في تنفيذ المهام المكلفين بها
ميكنة الأعمال "استخدام الحاسب"
بالرجوع إلى أوضاع تنفيذ العمليات باستخدام الأساليب التكنولوجية الحديثة من الحاسبات وشبكات الاتصال، وجد ان مفهوم تنفيذ هذا الإجراء غير متوفر لدى معظم قيادات الإدارات العامة وبين العاملين بالرغم من توافر بعض الإمكانيات الأساسية كنواة للتوسع في إنشاء مثل هذه التقنيات المستخدمة في الأعمال الإدارية والمعلوماتية.
وقد تم تحديد القدرات البشرية المتوفرة وتقيمها تمهيداً لتوزيعها فى المراحل التالية للتوسع في استخدام تكنولوجيا المعلومات وأساليب الميكنة ضمن التطوير في أداء العمليات وتنفيذها عن طريق الأساليب الالكترونية للتوسع في تداول المعلومات وسرعة اتخاذ القرارات الخاصة بالمستفيدين من خدمات قطاع الشئون الثقافية والبعثات.


Higher Education Enhancement Project Fund (HEEPF)
Project management Unit (PMU)




-Project Code: D194-O0 -Report Number : 1 From:16 July200 To:16January
- Project Title :تطوير وتحديث قطاع الشئون الثقافية والبعثات


ملخص لمراحل تطور إنجازات المشروع
نتقدم بعرض التقرير النصف سنوي الأول موضحين فيه ملخصا لإنجازات أداء أعمال المشروع وما توصلنا إلية طبقا للخطة الزمنية المقررة لإنجاز بعض المخرجات على النحو التالي :
أولا : الإدارة المركزية للبعثات والتمثيل الثقافي :
1 عمل دراسة ميدانية للإطلاع على الأوضاع والظروف الحالية في مواقع العمل بكل من الإدارة المركزية للبعثات والإدارة العامة للتمثيل الثقافي وقد تم إعداد تقرير عن الإمكانيات البشرية والمكانية والتسهيلات الإدارية والفنية المتاحة في كلتا الإدارتين 0
2 تحديد الهيكل الوظيفي داخل الإدارة المركزية للبعثات والإدارة العامة للتمثيل الثقافي مع توصيف للمهام الوظيفية والأعمال المنوطه بكل موظف وعامل داخل كل إدارة 0
3 تحديد كافة العمليات الإجرائية التي تتم داخل الإدارات سواء العمليات الرئيسية أو الأخرى الفرعية وقد تم تحديد 15 عملية رئيسية تقوم بها الإدارة المركزية للبعثات والإدارة العامة للتمثيل الثقافي 0
4 دراسة هذه العمليات تفصيلياً بالاشتراك مع فريق عمل مركز إعداد القادة حيث تم رسم خرائط التدفق الخاصة بجميع العمليات ومناقشة العاملين في أهم المعوقات والمشاكل التي تواجههم في عملهم وتعوق تحقيق العمل في الوقت المطلوب وذلك من خلال اجتماعات مستمرة أسبوعية بكل من الإدارة المركزية للبعثات والإدارة العامة للتمثيل الثقافي 0
5 تدريب العاملين بالإدارات بواسطة مركز إعداد القادة ( جهة استشارية للمشروع الابع لوزارة الاستثمار ) على كيفية توصيف العمليات من خلال خرائط التدفق وتحديد مواضع المشاكل (عنق الزجاجة) لكل عملية ومتابعة فريق العمل 0
6 تدريب العاملين على حصر المشاكل ودراسة أسبابها من خلال رسم شكل ايشيكاوا وذلك بمعرفة فريق عمل مركز إعداد القادة 0
7 قام العاملين بالإدارات برسم خرائط التدفق للعمليات المختلفة كل في إدارته وتم مراجعة خرائط التدفق من خلال فريق العمل المشروع بالتعاون مع الجهة الاستشارية بمركز إعداد القادة بهدف الإطلاع على الصورة الحالية والواقعية لسير العمليات الإجرائية كما تم تحديد كافة المشاكل لكل عملية ومعدلات تكرارها وأسباب حدوثها وطرق الحلول لتفادي هذه المشكلات 0
8 عمل استبيان للمبعوثين السابقين والحاليين للإطلاع على مقترحاتهم والمشاكل التي تواجههم في الخارج وتم توزيعه بالبعثات وإطلاقه على الموقع الإلكتروني للقطاع 0
9 تحديث معظم نماذج التقدم الخاصة بالإدارة المركزية للبعثات 0

10 ثانيا : الإدارة المركزية لشئون الوافدين :
11 التعرف على الهيكل التنظيمي التفصيلي بالإدارتين التابعتين (الإدارة العامة لقبول ومنح الطلاب الوافدين ،12 الإدارة العامة لأنشطة الطلاب الوافدين ) وعمل حصر بالعمالة الحالية ومستوياتها الوظيفية ومؤهلاتها التعليمية.
13 عمل حصر شامل لجميع العمليات التي تقوم بها الإدارتين العامتين "الإدارة العامة لقبول ومنح الطلاب الوافدين (25عملية ) ،14 الإدارة العامة لأنشطة الطلاب الوافدين (7 عمليات) "
15 عمل خرائط التدفق للعمليات التي تقوم بها الإدارة العامة لقبول ومنح الطلاب الوافدين ،16 ومناقشة المشاكل والمعوقات في الخطوات الخاصة بكل عملية مع الموظفين القائمين بالعمل والتي تم إنجازها بنسبة 100% وجاري متابعة التوصيف عن طريق مركز إعداد القادة 0
17 إنجاز 4 نشاطات من عشرة أنشطة التي تم تخطيطها بواسطة المشاركين من مركز إعداد القادة والخاصة بتطوير العمليات الرئيسية 0
18 تدريب الموظفين على مفاهيم الجودة الشاملة من خلال برنامج تدريبي معد من قبل الجهة الاستشارية للمشروع بمركز إعداد القادة 0
19 إنجاز ترجمة دليل الوافدين باللغة و الفرنسية 0
20 إعداد ترجمة باللغة الإنجليزية لملخص إجراءات وقواعد قبول الطلاب الوافدين 0
21 البدء في دراسة عمل المخططات التنفيذية لبرامج قواعد البيانات الخاصة بالإدارة المركزية للطلاب الوافدين وربطها بشبكة المعلومات الخاصة بقطاع البعثات.
ثالثا : الإدارة المركزية للتعاون الثقافي
22 دراسة الهيكل التنظيمي التفصيلي بكل من الإدارة العامة للعلاقات الثقافية والإدارة العامة للبحوث الثقافية 0
23 عمل حصر شامل بالعاملين ومستوياتهم الوظيفية ومؤهلاتهم العلمية 0
24 عمل حصر شامل للعمليات التي تقوم بها الإدارات العامة ومناقشة المشاكل والمعوقات ومحاولة وضع حلول مبدئية لمواجهتها (حوالي 20 عملية) استعداداً لتوصيفها عن طريق مركز إعداد القادة ( المرحلة المقبلة للمشروع ) 0
25 تم تشكيل لجنة تحرير لإصدار نشرة دورية باسم ( الوقائع الثقافية ) تضم العاملين الممثلين لكل إدارة عامة تكون مهمتها حلقة وصل بين الإدارات العامة والمراكز الثقافية بالخارج من ناحية ورئاسة اللجنة من ناحية أخرى لتجميع المواد ونشرها بالدورية.
26 إجراء اتصال مع جريدة الأهرام ،27 بناء على توصيات السيد الأستاذ الدكتور رئيس القطاع ،28 حيث قامت بترشيح أحد محرريها للإشراف على تحرير الدورية وإخراجها بشكل إعلامي جذاب 0
29 دراسة المشاكل التي تواجه المشرف الأجنبي والأستاذ الأجنبي الزائر في إنهاء إجراءاته المالية بالقطاع واقتراح تأسيس مكتب للعلاقات العامة والإعلام يتبع مكتب رئيس القطاع تكون مهمته إنهاء مثل هذه الإجراءات إلى

30 جانب إنهاء الإجراءات المالية والإدارية الخاصة بالسيد الوزير ورئيس القطاع والشخصيات الهامة بالقطاع ( أحد مهام هذا المكتب متابعة ما ينشر بوسائل الإعلام عن القطاع وأنشطته والرد عليها إذا تطلب الأمر ذلك)0
31 تصميم استبيانات لقياس مدى الاستفادة من أنشطة ومخرجات الإدارة مثل مجلة إشراقة ( تحت الإصدار ) ودليل التعليم العالي.
32 الانتهاء من بناء الموقع الالكتروني الخاص بالقطاع وهو ألان قيد التعامل من كافة المستفيدين ويستخدم هذا الموقع في عمليات النشر الخاصة بمشروع التطوير
33 الانتهاء من دراسات تطوير الهيكل التنظيمي والذي اشتملت على الهيكل التنظيمي والنظم الإدارية والمالية وتأهيل العاملين بالقيام بالدور الرئيسي في تنفيذ آليات التطوير وقد أوضحت مخرجات هذه المرحلة الاتى:
1. مراجعة الهيكل التنظيمي للقطاع وتقسيماته التنظيمية الرئيسية والفرعية ووضع تصور الهيكل التنظيمي الجديد مع تحديد الخصائص التنظيمية والفنية لكل وحدة من وحدات القطاع وبيان خطوط السلطة والاتصال.
2. مراجعة المؤهلات الدراسية واشتراطات شغل الوظائف الواردة فى بطاقات وصف الوظائف والنظر في تطوير هذه الاشتراطات.
3. تم وضع الاحتياجات التدريبية بغرض رفع القدرات وتنمية الكفاءات البشرية.
4. وضع ضوابط ومحددات استحقاق الأجور المتغيرة من أجور إضافية أو مكافآت تشجيعية أو حوافز.
5. إدخال نظم الحاسب الالى لمساندة تنظيم أعمال الهيكل التنظيمي الادارى والمالي والفني وربط جميع عناصر الإدارات المركزية برئاسة القطاع.
6. استحداث بعض الإدارات وتشكيل مجموعة من اللجان المتخصصة لمتابعة النظم المتطورة وتحديد المتطلبات لتحقيق الاستمرارية.

Project management Unit (PMU)

-Project Code: D194-O0 -Report Number : 1 From:16 July200 To:16January
- Project Title :تطوير وتحديث قطاع الشئون الثقافية والبعثات
Dissemination

Sustainability:

Quality Control:

Management: