(Higher Education Enhancement Project Fund (HEEPF
Project Management Unit - PMU

- Project Code: D-194-O0 - Report Number: 2 From:1st February 2006 To: 31 July 2006
- Project Title: تطوير وتحديث قطاع الشئون الثقافية والبعثات


ملخص لمراحل تطور إنجازات المشروع
نتقدم بعرض التقرير النصف سنوي الثانى موضحين فيه ملخصا لإنجازات أداء أعمال المشروع وما توصلنا إلية طبقا للخطة الزمنية المقررة لإنجاز بعض المخرجات على النحو التالي:
1. برنامج اعادة هندسة العمليات وتبسيطها
1 تم الانتهاء من دراسة 24 عملية اجرائية بالادارات المركزية الثلاث التابعة للقطاع بواسطة مركز اعداد القادة لادارة الاعمال بناء على العقد الموقع بين المركز وبين المشروع وعمل خرائط التدفق الخاصة بتلك العمليات.
2 تم عقد عدد من الدورات التعريفية بمفهوم الجودة واساليب التطبيق للعاملين بالقطاع.
3 تم تشكيل لجنة ضمان الجودة والتى تتكون من بعض العاملين الاكفاء بالقطاع والذين قاموا بحضور هذه الدورات التعريفية ووذلك لتطبيق نظم ادارة الجودة على الادارت المركزية التابعة للقطاع وضمان استمرارية عمليات التطوير حتى بعد انتهاء فترة المشروع.
4 تم تنفيد عدد 2 دورة تدريبية متخصصة لفريق ضمان الجودة من قبل مركز اعداد القادة لادارة الاعمال وهما تكنيك Ishikawa و تكنيك PDCA .
5 تم الموافقة على التقرير النهائى المقدم من مركز اعداد القادة لادارة الاعمال من قبل رئيس قطاع الشئون الثقافية والبعثات وجارى تطبيق العمليات المطورة.
6 جارى استكمال دراسة العمليات الاجرائية بواسطة اعضاء فريق ضمان الجودة بالادارات المركزية التابعة للقطاع.
2. برنامج إعادة الهيكلة والتنظيم الوظيفى
7 بناء على العقد الموقع بين مشروع تطوير وتحديث قطاع الشئون الثقافية والبعثات ومركز اعداد القادة لادارة الاعمال،§8 قام المركز بدراسة الهيكل التنظيمى الحالى للقطاع.
9 قام المركز بتقديم مقترح كامل للهيكل التنظيمى والذى اشتمل على:
"التطوير التنظيمى ـ الاختصاصات التفصيلية للتقسيمات التنظيمية الرئيسية والفرعية ـ الوظائف والعمالة ـ الموازنة والاجور ضوابط وقواعد استحقاق الاجور المتغيرة".
10 تم دراسة ما جاء بتقرير مركز اعداد القادة لادارة الاعمال والموافقة على ما جاء به من حيث المبدأ.
11 جارى حالياً دراسة الخطوات التنفيذية اللازمة لاعادة هيكلة الادارت التابعة للقطاع طبقاً لتوصيات مركز اعداد اقادة لادارة الاعمال.

3. برنامج نظم المعلومات الادارية ودعم اتخاذ القرار
اولاً النظم الالية
نظام معلومات البعثات
12 تم تفييم نظام المعلومات المستخدم في الإدارة المركزية للبعثات والمطور بواسطة جهاز الخدمة المدنية التابع لوزارة الدفاع وتحديد مدى امكانية تفعيل التطلبقات غير المستخدمة وإعداد تقرير فني بالملاحظات الواجب تلافيها وتم بالفعل تعديل 80% من هذه الملاحظات وجاري استكمال الباقي (وذلك خلال المرحلة الإنتقالية وحتى يتم الإنتهاء من برامج التطوير).
نظام معلومات القطاع
ا.نظام المعلومات الادارى للقطاع MIS
13 تم دراسة الهيكل التنظيمي للقطاع والتعرف علي بيئة العمل في الإدارت التابعة له تقييم الكوادرالفنية العاملة في مجال الحاسب الآلي بالقطاع.
14 حصر ودراسة هياكل الأكواد المستخدمة بالقطاع وتصميم النماذج المطلوبة لإنجاز مرحلة التحليل التفصيلي لنظم العمل القائمة
15 تم دراسة وتحليل جميع عمليات بالقطاع من منظور نظم المعلومات الاداريةو تصميم قاعدة بيانات خاصة بالقطاع.
ثانياً البنية التحتية
16 قام وحدة مشروعات تطوير التعليم العالى ـ المجلس الاعلى للجامعات بتوفير عدد(50 ) جهاز حاسب الى وعدد (20) طابعة ليزر لتنفيذ اعمال ميكنة القطاع مقسمة كالاتى:
ـ (25) جهاز حاسب الى و(10) طابعة ليزر من وحدة مشروعات تطوير التعليم العالى
ـ (25 ) جهاز حاسب الى و(10) طابعة ليزر من وزاة الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات
17 تم استلام الاجهزة المقدمة من وزارة التصالات وتكنولوجيا المعلومات وجارى اتخاذ الاجراءات اللازمة نحو استلام عدد 25 جهاز حاسب الى وعدد (10) طابعة ليزر المتبقية والمقدمة من وحدة مشروعات تطوير التعليم العالى.
4. برنامج الحكومة الالكترونية
ا.البوابة الالكترونية للقطاع
18 تم تقييم موقع القطاع على شبكة الإنترنت والموافقة على مقترح شركة Oracle لإنشاء بوابة إلكترونية تخدم المعنيين بالتعامل مع القطاع.
19 تم تقييم مواقع المكاتب الثقافية في الخارج وتفريغ المعلومات الواردة لرئاسة القطاع بشأن الموارد التكنولوجية المتاحة بها،20 وبناء إطار عام للمواقع الإلكترونية للمكاتب الثقافية بالخارج
21 تم تحديد الخدمات الإلكترونية E-services المطلوبة لكل إدارة مركزية بالقطاع وتحديد الإجراءات والبيانات الخاصة بكل خدمة إلكترونية وتحديد متطلبات التعامل مع كل خدمة.
22 تم حصر النماذج الفعلية المستخدمة للحصول على الخدمة والتعديلات المقترحة لتتناسب مع متطلبات تقنيات بناء البوابات الإلكترونية
23 تم دراسة مقترح الشركة المنفذة بشأن واجهة البوابة Graphic Interface.
ب.المواقع الالكترونية للمكاتب الثقافية
24 تم دراسة مقترح الشركة المنفذة بشأن إطار العمل Frameworkالواجب الالتزام به من قبل المراكز الثقافية في الخارج عند بناء مواقعهم الإلكترونية على الشبكة الدولية.

5. تنمية قدرات الكوادر البشرية
25 تم تدريب جميع العاملين بالقطاع على المفاهيم الاساسية لنظم الجودة واهميتها وكيفية تطبيقها من قبل مركز اعاداد القادة.
26 تم تدريب عدد (11) من العاملين بالقطاع على مفاهيم السكرتارية الحديثة.
27 تم تدريب عدد (7) من العاملين بالقطاع على ادارة الموارد البشرية.
28 تم تدريب الادارة العليا بالقطاع على المفاهيم الاساسية فى توظيف نظم وتكنولوجيا المعلومات فى الادارة حيث تم تدريب قيادات القطاع (وكلاء الوزارة ومديرى العموم) على الحاسب الالى.
29 تم تدريب عدد 216 من العاملين بالقطاع على المهارات الشخصية وذلك طبقاً للبرتوكول الموقع مع وزارة الدولة للتمية الادارية.
6. برنامج التخطيط والتمويل
30 تم تفعيل دور الاستثمارات المخصصة للبعثات بخطة 2005/2006 وتم تعديل توزيع تلك الاستثمارات بمخاطبة وزارة التخطيط وتمت الموافقة على:
ـ نقل 25 مليون جنيه من النقد المحلى الى النقد الاجنبى لتمويل المهمات العلمية القصيرة من 3ـ6 شهور.
ـ تحويل مبلغ 5 مليون جنيه للجامعات لإعداد وتأهيل المبعوثين قبل سفرهم.
31 تم مخاطبة السيد الأستاذ الدكتور/رئيس مجلس الوزراء للموافقة على شراء الأثاث الخاص بالمبنى الجديد المخصص للقطاع .
7. برنامج ضمان الجودة
32 تم عقد عدد من الدورات التعريفية بمفهوم الجودة واساليب التطبيق للعاملين بالقطاع.
33 تم اعتماد موافقة السيد الاستاذ الدكتور رئيس القطاع على تشكيل لجنة ضمان الجودة واختيار 12 من ممثلى الادارت.
34 تم صدور قرار رقم (2) لسنة 2006 بتعيين ممثل لادارة نظام الجودة ومشرفاً على الفريق.
35 تم تنفيد عدد 2 دورة تدريبية متخصصة لفريق ضمان الجودة.
8. برنامج تحسين بيئة العمل
36 تم صدور القرار الوزارى رقم 451 بتشكيل لجنة برئاسة رئيس قطاع الشئون الثقافية والبعثات لتأهيل المبنى الجديد المخصص للقطاع بحى السفارات بمدينة نصر تمهيداً لنقل العاملين اليه.
9. برنامج النشر والاعلام

الموقع الالكترونى www.mohe-casm.edu.eg:
37 تم نشر اصدار جديد للموقع الاكترونى يتم من خلاله الاعلان عن البعثات والتدريب للمبعوثين يتم تحديثه بصورة دورية قصيرة.
38 تم وضع الية تضمن جودة المعلومات المعلنة على الموقع.
نشرة الوقائع الثقافية:
39 تم اصدار العدد الثالث والرابع من نشرة الوقائع الثقافية وجارى الاعداد للعدد الخامس.
40 تم تكوين لجنة لوضع الية تضمن اعداد النشرة واصدارها بصفة دورية.
دليل التعليم العالى فى مصر
41 تم اعداد دليل التعليم العالى بصورته المعدلة.
42 تم ترجمة دليل التعليم العالى الى اللغة الانجليزية.
دليل الطلاب الوافدين
43 تم ترجمة دليل الطلاب الوافدين الى اللغة الفرنسية واللغة الانجليزية تمهيداً لنشره على الموقع الالكترونى للقطاع.
44 تم اعداد نسخة مختصرة باللغة العربية للطلاب الوافدين وترجمته الى اللغة الانجليزية والفرنسية وتوزيعها على الطلاب الوافدين لاستخدامها عند التقدم بالجامعات المصرية.
10. برنامج تطوير اللوائح والقوانين

45 تم دراسة اللائحة التنفيذية للبعثات التى يتم تطبيقها على جميع المبعوثين الموفدين للدراسة بالخارج وتعديلها بما يتناسب المبعوثين وتم اعتماد هذه التعديلات فى اجتماع اللجنة التنفيذية للبعثات فى 4/7/2006 .
46 تم اعداد لجنة ضمت المتميزين من المستشارين والملحقين الثقافيين السابقين حيث تم عقد عدد من الاجتماعات تم خلالها مناقشة المعوقات التى تعيق تطوير التمثيل الثقافي كما تم مناقشة إستراتيجية للعمل الثقافي ووضع معايير لاختيار المستشارين والملحقين.
47 إعداد ورقة عمل قدمت إلي الأستاذ الدكتور رئيس القطاع شملت الإستراتيجية و المحاور و الآليات التي تضمنت مركزاً للرصد الثقافي ( داخلياً وخارجياً) وإدارة للتمثيل والمتابعة تضم الملحقين الثقافيين المتميزين و مجلساً للشئون الثقافية الخارجية لرسم الاستراتيجيات طبقاُ للمتطلبات السياسية والاقتصادية ومصالح مصر الخارجية يضم المستشارين المتميزين بالإضافة إلي شخصيات عامة.
48 تم عمل نموذج رقمي لحصر الإمكانات الموجودة داخل مكاتبنا ومراكزنا (فنية،49 إدارية،50 ثقافية) 0
51 كما تم عمل استمارة تقييم للملحقين الثقافيين والإداريين تمهيداً لاتخاذ الإجراءات المناسبة ضد من لم يحققوا الهدف المقصود من سفرهم.
52 جارى إعادة تقييم أداء لكافة المراكز والمكاتب وإعادة التوزيع علي أساس جغرافي وسياسي يخدم مصالح مصر الإستراتيجية.


Project Management Unit - PMU

- Project Code: D-194-O0 - Report Number: 2 From:1st February 2006 To: 31 July 2006
Project Title: تطوير وتحديث قطاع الشئون الثقافية والبعثات
Dissemination

Sustainability:

Quality Control:

Managemen