Higher Education Enhancement Project Fund - HEEPF
Project Management Unit - PMU

- Project Code: D-194-O0 - Report Number: 3 From:1st August 2006 To: 31 January 2007
- Project Title: تطوير وتحديث قطاع الشئون الثقافية والبعثات

ملخص لمراحل تطور إنجازات المشروع
نتقدم بعرض التقرير النصف سنوي الثالث موضحين فيه ملخصا لإنجازات أداء أعمال المشروع وما توصلنا إلية طبقا للخطة الزمنية المقررة لإنجاز بعض المخرجات وذلك بالإدارات المركزية الثلاث التابعة للقطاع على النحو التالي:
1. برنامج اعادة هندسة العمليات
1 قام فريق ضمان الجودة بالاشتراك مع فريق نظم المعلومات بدراسة العمليات الإجرائية المطورة التي قام مركز إعداد القادة لإدارة الأعمال بإعدادها وتم تحديد:
1. العمليات التي يمكن الاستفادة منها.
2. باقي العمليات التي تحتاج إلى إعادة هندسة.
2.برنامج إعادة الهيكلة والتنظيم الوظيفى
2 قام الفريق التنفيذي لمشروع التطوير بدراسة التقرير المقدم من مركز إعداد القادة لإدارة الأعمال وتم التوصل إلى شكل نهائي للهيكل المطور.
3 بناء على تقرير مركز إعداد القادة،4 تم إعداد مذكرة للعرض على السيد الأستاذ الدكتور وزير التعليم العالي والدولة للبحث العلمي لفصل إدارة التمثيل الثقافي عن الإدارة المركزية للبعثات لتتبع رئيس القطاع مباشرة.
5 وافق السيد الأستاذ الدكتور الوزير على المذكرة وجارى اتخاذ الإجراءات اللازمة لتفعيل الهيكل التنظيمي المطور.
6 ونظراً ان تفعيل الهيكل التنظيمي المطور والذي يتمثل فى الحصول على موافقة الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة ووزارة الدولة للتنمية الإدارية يتطلب إعداد بطاقات جديدة للوصف الوظيفي ،7 تم الاتفاق مع فريق استشاري برئاسة الدكتور/ حسين رمزي كاظم ـ استشاري التنمية الإدارية وذلك لإعادة التوصيف الوظيفي للعاملين بالقطاع.
8 لحين الحصول على الموافقات والاعتمادات اللازمة للهيكل المطور،9 تم استحداث بعض الوحدات تقوم بالمهام المقترحة بالهيكل المطور مثل وحدة النشر والإعلام ،10 وحدة ضمان الجودة والتدريب ،11 وحدة المعلومات ودعم اتخاذ القرار،12 وحدة تسويق وترويج الخدمات التعليمية للطلبة الوافدين.
3. برنامج نظم المعلومات والميكنة
أولا: البنية التحتية
13 تم استلام عدد 25 جهاز حاسب آلي مقدمة من المجلس الأعلى للجامعات بالإضافة إلى عدد (10) طابعة ليزر وتم توزيعها

14 على الإدارات المركزية والعامة التابعة للقطاع طبقاً لاحتياجات كل إدارة وذلك للمشاركة في إنجاز وتنفيذ برامج المشروع.
15 تم استلام عدد 2 سيرفر لخدمة برنامج نظم المعلومات مقدمة من وزارة الدولة للتنمية الإدارية بناء على البرتوكول الموقع معها.
16 تم استلام عدد 1 سكانر من وزارة الدولة للتنمية الإدارية بناء على البرتوكول الموقع معها.
17 بناء على البروتوكول الموقع مع وزارة الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات بتوفير الدعم الفني والمادي للقطاع،18 قامت وزارة الاتصالات بمعاينة المبنى الجديد المخصص لقطاع الشئون الثقافية والبعثات وإعداد الخرائط الخاصة بمسارات الكابلات والشبكات الداخلية والحاسبات وأماكن توزيعها بالمبنى.
19 قامت وزارة الاتصالات وتكنولوجيا بتخصيص مكونات الشبكة الداخلية للمبنى المخصص لقطاع الشئون الثقافية والبعثات كما تم الاتفاق على تركيب بوابة الكترونية لتسجيل دخول العاملين للمبنى.
20 وافق وزير الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات على عمل شبكة فيديوكونفرانس للربط بين رئاسة القطاع والمكاتب والمراكز الثقافية المصرية بالخارج للمتابعة والمداخلة في أنشطة المكاتب والمراكز.
21 تم استلام عدد 1 سيرفر لخدمة برنامج نظم المعلومات مقدمة من وزارة الدولة للتنمية الإدارية بناء على البرتوكول الموقع معها.
ثانياً:نظم المعلومات
نظم المعلومات الإدارية
22 تم إعداد قائمة بالتطبيقات المقترحة بالإدارات المركزية الثلاث التابعة للقطاع.
23 تم تحويل نماذج تحليل المهام والأعمال إلى إعداد خرائط تدفق الأعمال.
24 تم إعداد مخططات كيانات البيانات ـ العلاقة Entity Relationship Diagram .
25 تم عمل تصميم للنظام حيث تم تصميم شاشة لكل نظام على حدة " الإدارة المركزية البعثات 270 شاشة ـ الإدارة المركزية لشئون الوافدين 120 شاشة ـ الإدارة المركزية التعاون الثقافي 140 شاشة ".
26 تم عمل تطوير لتطبيق الإدارة المركزية للوافدين وتم تنفيذ التعديلات والمقترحات التى تم ابدائها بواسطة العاملين بالادارة وتم تدريبهم عليها.
27 تم تنفيذ المرحلة الأولى من تطبيق الإدارة المركزية للبعثات .
الأرشيف الالكتروني
28 جارى التنسيق مع وزارة الدولة للتنمية الإدارية بناء على برتوكول التعاون الموقع معها على تقديم السير فر والبرنامج اللازم لتنفيذ الأرشفة الالكترونية بالقطاع وتدريب السادة العاملين بالقطاع على التطبيق العملي لهذا البرنامج.
4. برنامج الحكومة الالكترونية
29 تم الانتهاء من تحليل وتصميم البوابة الالكترونية للقطاع حيث تم تحليل الإحصائيات المطلوبة للإدارة المركزية للبعثات وعددها 54 إحصائية والوافدين 14 إحصائية والتعاون الثقافي 33 إحصائية وعمل تصميم الشاشات لها.
30 تم حصر الخدمات الالكترونية المطلوب تنفيذها للبوابة الالكترونية ومناقشتها مع الشركة المنفذة.
31 تم عمل تصميم الصفحة واعتمادها من السيد الأستاذ الدكتور رئيس القطاع.

32 تم تصميم الشاشات للخدمات الإلكترونية المطلوب نشرها.
33 تم تصميم الخدمات الالكترونية المطلوبة للإدارة المركزية لشئون الطلاب للوافدين.
5. برنامج تنمية قدرات الكوادر البشرية
34 تم تدريب حوالي 160 موظف من العاملين بالقطاع ( أربع مجموعات كل مجموعة 40 متدرب ) على الحاسب الالى والتي شملت الموضوعات التالية:
Introduction&Windows XP ـ Word XP ـ PowerPoint ـ Internet
35 تم تدريب عدد 8 من العاملين بالإدارات المركزية الثلاث على اللغة الفرنسية " المستوى الأول " بمركز البحوث والدراسات التجارية بكلية التجارة جامعة القاهرة وجارى الإعداد لاستكمال باقي المستويات لنفس المتدربين.
36 تم تدريب عدد 10 من العاملين بالإدارات المركزية الثلاث على اللغة الانجليزية بمركز البحوث والدراسات التجارية بكلية التجارة جامعة القاهرة وجارى الإعداد لاستكمال باقي المستويات لنفس المتدربين.
37 تم تنظيم دورات أمنية وتثقيفية للمتعاملين مع السفارات الأجنبية بالداخل والمراكز الثقافية بالداخل والخارج بمعهد العلوم الإستراتيجية ـ هيئة الأمن القومي وتم الاتفاق على تدريب 180 متدرب من العاملين بالقطاع ـ تم تنفيذ 39 متدرب حتى نهاية شهر يناير وسيتم استكمال العدد المتبقي خلال شهر فبراير.
6. برنامج ضمان الجودة
38 تم إعداد قائمة الوثائق المطلوبة لنظام إدارة الجودة كأحد مخرجات تقرير الدراسة والتقييم.
39 تم التنسيق لاعتبار جميع مخرجات تطوير العمليات بالقطاع والتي نفذها مركز إعداد القادة لتكون أساس لإعداد دليل لكل عملية من العمليات الرئيسية للقطاع والتي سيبنى على أساسها توثيق النظام بالكامل.
40 تم إعداد دليل الجودة للقطاع وتم مراجعته وإصداره في شكله النهائي.
41 تم الاتفاق على أسلوب توكيد الوثائق ويتم تنفيذه حالياً على جميع الوثائق بالقطاع وسيتم ميكنة وثائق القطاع بالكامل بالتنسيق مع برنامج الميكنة بعد إنهاء هذه الوثائق.
42 تم إعداد العمليات والإجراءات الأساسية للنظام وجارى اعتمادها وتوزيعها للعمل بها في الإدارات المختلفة بالقطاع:
ـ تم إعداد 21 عملية ـ جارى إعداد 3 عمليات
7. برنامج تحسين بيئة العمل
43 بناء على القرار الوزراى رقم 451 بتشكيل لجنة تأهيل المبنى الجديد المخصص لقطاع الشئون الثقافية والبعثات بحي السفارات بمدينة نصر،44 قامت اللجنة المشكلة بعمل العديد من الزيارات الميدانية وطلبت بعض التعديلات لتحويل المبنى من مقر سكنى إلى مقر ادارى وتم تنفيذ هذه التعديلات بالتنسيق مع الإدارة الهندسية بوزارة التعليم العالي وشركة مدينة نصر وجارى الاستلام النهائي للمبنى بما يتفق مع المواصفات المحددة.
45 تم عمل حصر باحتياجات المبنى من الأثاث تمهيداً لنقل العاملين.
46 وافق السيد الأستاذ الدكتور وزير التعليم العالي والدولة للبحث العلمي على شراء الأثاث الخاص بالمبنى الجديد المخصص للقطاع من التمويل الذاتي بالقطاع والمتمثل في صندوق رعاية الوافدين بمبلغ 5 مليون جنيه وتم مخاطبة السيد الأستاذ الدكتور/رئيس مجلس الوزراء فى هذا الشأن.
47 تم الحصول على موافقة الحي على إدخال الكهرباء والمياه بالمبنى الجديد المخصص للقطاع بحي السفارات بمدينة نصر.
8. برنامج تطوير اللوائح والقوانين
48 تم إعداد منظومة الطلاب الوافدين للدراسة بمصر لخدمة أغراض التنمية الوطنية المصرية تعليميا وبحثيا وثقافيا وسياسيا .
49 جارى إعداد تصورات لتطوير اللوائح والقوانين المنظمة للعمل بإدارات القطاع لكي تتناسب مع احتياجات التطوير.
9. برنامج تطوير النشر والإعلام
الموقع الالكتروني www.mohe-casm.edu.eg:
50 يتم تحديث كافة البيانات والإعلانات والأنشطة الخاصة بالقطاع وإداراتهم المختلفة على الموقع الالكتروني بصورة دورية قصيرة.
نشرة الوقائع الثقافية:
51 يتم تنظيم اجتماعات دورية للسادة أعضاء لجنة النشرة بصفة أسبوعية لجمع المادة العلمية لإصدار النشرة وتغطية الموقع الكترونيي للقطاع وتم طبع العدد الخامس والسادس من نشرة الوقائع الثقافية وجارى الإعداد للعدد السابع منها.

دليل التعليم العالي في مصر
52 تم تحديث بيانات الدليل لعام 2007.
53 تم ترجمة الدليل المحدث الى اللغة الإنجليزية والفرنسية.
الموقع الالكتروني للوافدين
54 تم عمل موقع الكتروني للوافدين باللغة العربية
55 إضافة الأخبار الجديدة للموقع وعمل تطوير لشكل الصفحة الرئيسية له
56 ترجمة الموقع للغة الإنجليزية
57 تم رفع الموقع باللغة العربية على شبكة الإنترنت وتنسيق ملفات الموقع.
10. برنامج التخطيط والتمويل
58 تم إعداد خطة إستراتيجية للخطة الخمسيه 2007/ 2012 وخطة الخمس سنوات موزعة على المكونات النقدية والعينية وذلك بمشاركة جميع الإدارات المركزية لقطاع الشئون الثقافية وإداراته العامة وتم إيضاح متطلبات كل إدارة مركزية على حدة ومنها تطوير المكاتب الثقافية بالخارج وزيادة عدد المهمات العلمية والاهتمام بتطوير المعامل البحثية التي تخدم البعثات الداخلية والبعثات المشتركة والتي تهدف إلى:
ـ التوجه نحو فلسفة الاقتصاد الحر وتفعيل آليات السوق وتحسين صورة العملية التعليمية.
ـ تطوير نظم العمل وتقديم الأنظمة الالكترونية الحديثة مثل تكنولوجيا المعلومات ـ الأرشيف الالكتروني.
ـ تنمية مهارات العاملين وتطوير وتقييم الأداء.
ـ ضمان جودة الخدمات التي يقدمها القطاع وتنشيط إجراءات العمل وتلبية رغبات واحتياجات الجهات ذات العلاقة مع القطاع.
59 تم مخاطبة وزارة التنمية الاقتصادية بشأن الموافقة على إعادة توزيع الاعتمادات المخصصة للبعثات بخطة

العام المالي 2006/2007 البالغة 400 مليون جنيه منها 390 بند محلى و10 مليون منح أجنبية، معه استحداث بندى مباني غير سكنية بمبلغ 30 مليون جنيه نقد محلى لتحديث وتطوير المكاتب الثقافية المصرية بكل من لندن وليبيا، وبند دراسات وأبحاث بمبلغ 20 مليون جنيه لاستكمال الأبحاث التى يقوم بها المبعوثين بالداخل ضمن خطة البعثات ونقل مبلغ 340 مليون جنيه من النقد المحلى الى النقد الاجنبى حيث يتم تحويل تكلفة المبعوثين الى النقد الاجنبى.