مشروع تطوير وتحديث قطاع الشئون الثقافية والبعثات

بروتوكول تعاون بين

وزارة الدولة للتنمية الإدارية

ووزارة التعليم العالي

 بشأن

توفير الدعم الفني

لمشروع تطوير وتحديث قطاع الشئون الثقافية والبعثات

بوزارة التعليم العالي

يناير 2006

       إنه في يوم الخميس الموافق السادس عشر من مارس 2006 ميلادية ، السادس عشر من سفر 1427 هجرية قد تم الاتفاق بين كل من:

1.  وزارة الدولة للتنمية الإدارية ويمثلها في التوقيع على هذا البروتوكول الأستاذ / عبد الرؤوف حموده – رئيس الإدارة المركزية لشئون مكتب الوزير – بالتفويض الصادر بالقرار رقم 58 لسنة 2005 عن الأستاذ الدكتور / أحمد درويش – وزير الدولة للتنمية الإدارية.

ويشار إليها " بالطرف الأول "

2.  وزارة التعليم العالي ويمثلها في التوقيع على هذا البروتوكول السيد الأستاذ الدكتور / أحمد بهاء الدين خيري – وكيل أول الوزارة رئيس قطاع الشئون الثقافية والبعثات.

ويشار إليها " بالطرف الثاني "

( تمهيد )

تنفيذاً للسياسة العامة للدولة وفي إطار ماتضمنه برنامج الحكومة في المرحلة الحالية من الاهتمام برفع درجة كفاءة الأداء بالجهاز الإداري للدولة ، وهو ركيزة أساسية من ركائز خطة وزارة الدولة للتنمية الإدارية فإن مشروع إعادة هيكلة الوحدات الإدارية هو أحد الوسائل والآليات العملية للوصول إلى أطر تنظيمية وهياكل إدارية فعالة تؤدي إلى معاونة الوحدة في تقديم الخدمة بأعلى درجة من الكفاءة ، كما أن ميكنة الأعمال الإدارية تؤدي إلى التخطيط الجيد ومن ثم الاستغلال الأمثل لموارد الوحدة.

وبناء على ذلك فقد انعقدت إرادتا الجهتين المذكورتين على إبرام هذا البروتوكول واتفقتا على مايأتي:

 (البند الأول)

 يعتبر التمهيد السابق جزءاً لا يتجزأ من هذا البروتوكول.

 (البند الثاني)

 مدة هذا البروتوكول سنتان تبدأ من تاريخ التوقيع عليه من الطرفين ، ويجوز تجديده للمدة التي يحددها الطرفان باتفاق كتابي بينهما.

 (البند الثالث)

 يتولى الطرفان طبقاً لأحكام هذا البروتوكول وباتباع القواعد والإجراءات المنصوص عليها فيه التعاون فيما بينهما لتوفير الدعم الفني ونظم المعلومات للتطوير الإداري لقطاع الشئون الثقافية والبعثات بوزارة التعليم العالي بما يسمح بتطوير وترشيد الهياكل التنظيمية ومعالجة الاختلالات الهيكلية التي تمثل عوائق إدارية تحول دون تحقيق أهداف القطاع بما في ذلك رفع كفاءة استخدام الموارد البشرية بالقطاع.

 (البند الرابع)

 مجالات الأعمال التي يتضمنها بروتوكول التعاون:

   1.  توفير خدمة خبير استشاري في التطوير الإداري للعمل مع القطاع لمراجعة الأعمال التي يقوم بها مركز إعداد القادة لإدارة الأعمال والتي تشمل:

   q   المراجعة الدقيقة للهياكل التنظيمية والوظيفية للقطاع حتى تصبح معبرة عن الأنشطة الفعلية ومجالات العمل الحقيقية واستبعاد كل ماهو غير ضروري أو ليس له تأثير في تحقيق الهدف.

  q   تقييم وتحليل أسلوب ودورات العمل والأداء المعمول به ومدى كفاءته في تحقيق معدلات الإنجازات المستهدفة.

  q   دراسة عناصر الاختصاصات والواجبات وطريقة التوزيع على الأنشطة والأفراد لتصحيح المسار إن تطلب الأمر.

       q          نظم المكافآت.

       q          تأسيس وحدة مراقبة الجودة.

   2.  تقييم نظم المعلومات الحالية بالقطاع ورفع التوصيات للوصول إلى نظم متقدمة تتناسب وجهد التطوير.

     3.       تطوير نظم معلومات جديدة خاصة بكل من:

       q          الإدارة العامة للتمثيل الثقافي

       q          الإدارة العامة لمنح الطلاب الوافدين

       q          الإدارة العامة للأنشطة الطلابية

       q          الإدارة العامة للبحوث الثقافية

       q          إدارة العلاقات الثقافية

       q          الإدارة العامة للمكتب الفني لرئيس القطاع

      4.       إتاحة خدمات القطاع على بوابة الحكومة المصرية.

 (البند الخامس)

 يلتزم الطرف الأول بالآتي:

   1.  توفير المعاونة الفنية والخبرة المطلوبة في مجال نظم المعلومات وتطبيقات الحكومة الإلكترونية.

     2.       المشاركة في التمويل والإشراف على تنفيذ التطبيقات الخاصة بنظم معلومات القطاع.

  3.  تدبير التمويل اللازم بتكاليف الدعم الاستشاري في مجال إعادة الهيكلة ودراسة دورات العمل في القطاع.

.(البند السادس)

 يلتزم الطرف الثاني بالآتي:

      1.       تشكيل فريق عمل يكلف بالمعاونة في إنجاز المشروع.

     2.       توفير الوثائق الفنية التي يتطلبها تنفيذ المشروع.

     3.       المشاركة في تمويل تنفيذ التطبيقات الخاصة بنظم معلومات القطاع.

 (البند السابع)

إدارة البروتوكول:

 يتم إدارة كافة مراحل البروتوكول عن طريق لجنة عليا وعدة لجان فرعية تختص كل منها بمتابعة تنفيذ الأعمال المحددة بكل مجال من مجالات التعاون.

 أولاً : اللجنة العليا:

وتشكل هذه اللجنة كمايلي:

     1.       من وزارة الدولة للتنمية الإدارية:

      2.       من وزارة التعليم العالي:

 ويمكن للجنة الاستعانة في أداء مهمتها بمن تراه من الخبراء والمتخصصين وتضع نظام عملها.

 تختص اللجنة العليا بمايلي:

     1.       وضع أهداف الخطة التنفيذية السنوية للبروتوكول ومتابعتها.

     2.       تشكيل اللجان الفرعية المشار إليها فيما بعد وذلك بناء على اقتراح كل من الطرفين.

     3.       تحديد مخرجات اللجان الفرعية حسب الخطة التنفيذية.

     4.       اتخاذ القرارات اللازمة لتسيير العمل.

     5.       متابعة تنفيذ البروتوكول.

  6.  الإطلاع على التقارير الشهرية عن سير الأعمال التي تعدها اللجان الفرعية ورفعها إلى كل من السيد الدكتور وزير الدولة للتنمية الإدارية والسيد الدكتور وزير التعليم العالي.

  7.  دراسة الخطة التنفيذية ومايتفق عليه من امتداد لسنوات أخرى على أن يتم الانتهاء من هذه الدراسة قبل بداية كل سنة بشهرين على الأقل وبحيث تعرض بعد الموافقة عليها من السيد الدكتور وزير الدولة للتنمية الإدارية والسيد الدكتور وزير التعليم العالي لاعتمادها وتوقيع الملحق المشتمل عليها قبل التاريخ المحدد للبدء في التنفيذ.

  8.  تنفيذ مايعهد إليها به كل من السيد الدكتور وزير الدولة للتنمية الإدارية والسيد الدكتور وزير التعليم العالي.

 ويكون للجنة مقرر من وزارة التعليم العالي يقوم بأعمال الدعوة لعقدها وتنظيم اجتماعاتها ومتابعة تنفيذ قراراتها ، كما تنعقد اللجنة العليا بصفة دورية كل شهرين ويمكن أن تجتمع لدراسة أية متطلبات طارئة بدعوة من السيد مقرر اللجنة مع حقها في الاستعانة بمن تراه من الخبراء إذا دعت الحاجة إلى ذلك.

 ثانياً : اللجان الفرعية:

تشكل كل لجنة حسب قرار اللجنة العليا بعد اعتماده من السلطة المختصة على أن يراعى أن تختص كل لجنة فرعية بمتابعة تنفيذ الأعمال المقررة لمحور محدد من محاور التعاون ولكل من هذه اللجان الحق في الاستعانة بمن تراه من الخبراء.

 وتختص كل لجنة من هذه اللجان بما يأتي:

 1.       وضع الخطة التفصيلية لأنشطة المحور محدداً بها زمن تنفيذ كل نشاط ومخرجاته.

2.       تحديد أسلوب التنفيذ لكل نشاط.

3.       الإشراف ومتابعة تنفيذ أنشطة الخطة التنفيذية الخاصة بالمحور.

4.       إعداد تقارير دورية عن سير الأعمال وعرضها على اللجنة العليا.

5.       وضع مشروع الخطة التنفيذية للسنوات الأخرى لعرضها على اللجنة العليا.

 ويكون للجنة مقرر يقوم بأعمال الدعوة لعقدها وتنظيم اجتماعاتها ومتابعة تنفيذ قراراتها ، كما تنعقد اللجان الفرعية بصفة دورية شهرياً ويمكن أن تجتمع لدراسة أي متطلبات طارئة بدعوة من السيد مقرر اللجنة مع حقها في الاستعانة بمن تراه من الخبراء إذا دعت الحاجة إلى ذلك.

 اللجان الفرعية المقترحة:

لجنة التطوير الإداري وتختص بمايلي:

   1.  مراجعة الهياكل التنظيمية والوظيفية للقطاع واستبعاد كل ماهو غير ضروري أو ليس له تأثير.

     2.       تقييم أسلوب دورات العمل المعمول به ومدى كفاءتها في تحقيق معدلات الإنجازات المستهدفة.

  3.  دراسة عناصر الاختصاصات والواجبات وتوزيعها على الأنشطة والأفراد لتصحيح المسار إن لزم الأمر.

     4.       نظم المكافآت.

     5.       تأسيس وحدة مراقبة الجودة.

 لجنة نظم المعلومات وتختص بمايلي:

     1.       مراجعة التطبيقات الحالية بالقطاع ودراسة سبل تطويرها.

     2.       تحديد متطلبات القطاع من نظم أخرى وموقع على شبكة الإنترنت.

     3.       المشاركة في وضع كراسات الشروط والمواصفات اللازمة للتطوير والتنفيذ.

     4.       الدعم الفني لإتاحة خدمات القطاع على بوابة الحكومة الإلكترونية.

(البند الثامن)

تحرر هذا البروتوكول من نسختين أصليتين يتم التوقيع على كلتيهما ويحتفظ كل طرف بنسخة منهما.